Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Arbeitsschritte von Software übernommen werden statt von Mitarbeitern. Meist geht es um Daten, die heute von Hand aus einem System in ein anderes wandern: aus dem Postfach ins ERP, aus dem Shop in die Buchhaltung, aus einer Tabelle ins Angebot. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen setzt an diesen Übergängen an, nicht am einzelnen Programm.
Gemeint sind kaufmännische und administrative Abläufe, nicht Produktionsanlagen — für Maschinendaten und Anlagenüberwachung ist unser Bereich Industrielles IoT zuständig. RPA ist dabei eine Technik von mehreren und lohnt sich vor allem dort, wo ein System keine Schnittstelle bietet.
Nicht jeder Ablauf lohnt die Automatisierung. Diese fünf Muster tauchen in fast jedem Projekt auf.
Dieselben Daten werden zweimal erfasst. Eine Bestellung kommt im Shop an und wird im ERP nachgetippt. Jede Änderung doppelt.
Der Monatsabschluss verschiebt sich immer. Belege fehlen, Zuordnungen sind unklar, jemand muss nachfragen. Jeden Monat derselbe Aufwand.
Ein Vorgang wartet auf eine einzelne Person. Freigabe, Preisprüfung, Rückmeldung: ist sie im Urlaub, steht der Prozess.
Fristen werden gerissen, weil sie niemand im Blick hat. Skontofristen und Liefertermine stehen im System, aber es erinnert niemand daran.
Es gibt eine Tabelle, die niemand ersetzen kann. Sie liegt zwischen zwei Systemen und enthält Logik, die nirgends dokumentiert ist.
Wir starten nie mit einer Plattform, sondern mit einem Prozess. Diese drei Bereiche machen den Großteil unserer Automatisierungsprojekte aus.
Vom Angebot bis zur Auftragsbestätigung ohne Nachtippen. Konfiguration, Preisfindung und Auftragsanlage laufen in einer Kette statt in vier Systemen.
Wiederkehrende Anfragen beantworten, ohne jede Nachricht zu lesen. Anfragen werden klassifiziert, zugeordnet und mit Antwortvorschlägen versehen. Die Freigabe bleibt beim Team.
Belege erkennen, prüfen, ablegen und im ERP verbuchen. Auch bei mehreren Gesellschaften, länderübergreifend oder mit eigenen Kontierungsregeln.
Für die Automatisierung von Prozessen gibt es fünf gängige Wege. Keiner ist grundsätzlich besser. Der Unterschied liegt darin, wie stabil das Ergebnis nach zwei Jahren noch läuft und wer es dann pflegt.
| Ansatz | Passt, wenn | Passt nicht, wenn | Wartbarkeit |
| Individualentwicklung (Wochen–Monate) | Die Prozesslogik ist Ihr Wettbewerbsvorteil | Der Prozess ist Standard und fertig verfügbar | Hoch, wenn dokumentiert. Sie bestimmen den Lebenszyklus |
| Schnittstellen & API (Tage–Wochen) | Die Systeme sind gut, sie reden nur nicht miteinander | Ein System hat keine API und lässt sich nicht erweitern | Hoch. Muss bei Versionswechseln nachgezogen werden |
| Low-Code & Workflow-Tools (Stunden–Tage) | Der Ablauf ist einfach und soll selbst änderbar sein | Verzweigungen und Sonderfälle dominieren | Mittel. Schnell gebaut, oft schwer zu übergeben. Lizenzkosten skalieren |
| RPA (Tage–Wochen) | Ein System bietet keine Schnittstelle und bleibt bestehen | Eine API existiert — dann ist RPA teurer und fragiler | Niedrig. Jede Oberflächenänderung kann den Bot stoppen |
| Standardprodukt (Stunden–Tage) | Der Prozess ist verbreitet, Anforderungen im Rahmen | Sie brauchen Sonderlogik, die das Produkt nicht kennt | Hoch im Standard. Der Anbieter bestimmt den Lebenszyklus |
In den meisten Projekten ist die Antwort eine Kombination: ein Standardprodukt für den verbreiteten Teil, eine eigene Schnittstelle für den Teil, der bei Ihnen anders läuft. Wenn ein Anbieter Ihnen ohne Prozessaufnahme sagt, welcher Weg der richtige ist, kennt er den Prozess nicht.
Als Entwicklungspartner und Automatisierungsagentur aus Südtirol arbeiten wir für Unternehmen in Italien, Deutschland, Österreich und der Schweiz. Der Einstieg ist meist derselbe: ein Ablauf, der zu lange dauert.
Wir haben Cockpit gebaut, weil wir dieselben Aufgaben bei Kunden immer wieder gelöst haben: Eingangsrechnungen erkennen und ablegen, Zahlungen abgleichen, wiederkehrende Anfragen beantworten, den Posteingang sortieren. Cockpit läuft in Microsoft 365 oder Google Workspace, die Freigabe bleibt bei Ihrem Team. Auf Wunsch EU-gehostet oder im eigenen Haus.
Wenn Ihr Prozess dem Standard entspricht, ist Cockpit der schnellere und günstigere Weg. Wenn nicht, bauen wir ihn.
Drei Projekte, in denen die Automatisierung von Abläufen der Kern der Arbeit war. Diese Firmen automatisieren keine Produktion, sondern die Arbeit davor und danach.
Ausgangslage: Internationale Transporte, Zoll, Lagerung, Versand und Retouren liefen über getrennte Systeme und Zuständigkeiten.
Lösung: SaaS-Plattform für Planung, Echtzeit-Tracking, Abrechnung und Automatisierung, inklusive Fahrer-App.
Integrationen: über 50 Versanddienstleister über eigene Connectoren.
Ergebnis: weniger manuelle Schritte an jeder Übergabe, schnellere Entscheidungen, erweiterbare Architektur.
Ausgangslage: Lieferscheine, Rechnungen und Fachinformationen mussten über 10.000 Mitglieder in über 30 Filialen erreichen.
Lösung: App mit direktem Zugriff auf das genossenschaftseigene ERP, dazu regelbasierte Benachrichtigungen inklusive Wetterdaten.
Integrationen: ERP-Anbindung für Belege und Stammdaten.
Ergebnis: Belege ohne Anfrage einsehbar, weniger Rückfragen im Tagesgeschäft.
Ausgangslage: Poolkonfigurationen mit vielen Varianten wurden manuell geprüft und bepreist, mit entsprechendem Fehlerrisiko.
Lösung: eigenes CRM mit zentraler Produktdatenbank, Preis- und Konfigurationsmatrizen sowie automatischen Benachrichtigungen.
Integrationen: OMBIS-ERP für konsistente Produkt- und Preisdaten.
Ergebnis: weniger Konfigurationsfehler, kürzere Reaktionszeiten, geringerer Einarbeitungsaufwand im Vertrieb.
Geschäftsprozesse digitalisieren heißt nicht, mit der Software anzufangen. Wir arbeiten in fünf Schritten, und nach dem zweiten wissen Sie, ob sich das Projekt rechnet.
Wir sehen uns den Ablauf dort an, wo er stattfindet. Dokumentiert wird der Prozess, wie er wirklich läuft.
Jeder Kandidat wird nach Aufwand, Häufigkeit und Fehleranfälligkeit bewertet. Rechnet sich ein Prozess nicht, sagen wir das.
Wir automatisieren einen Prozess vollständig, nicht fünf halb. Der Pilot läuft im Echtbetrieb und liefert die Zahlen für alles Weitere.
Weitere Prozesse in festgelegter Reihenfolge, jeweils mit Übergabe an die Fachabteilung und lesbarer Dokumentation.
Monitoring, Fehlerbehandlung und Anpassung bei Systemwechseln. Automatisierte Prozesse sind kein Projektabschluss, sondern ein Betriebsgegenstand.
Smart Dato Hub – Schnittstellen zwischen ERP, PIM, Shop und Versanddienstleistern.
Innovative Technologien – KI-Anwendungen und Computer Vision für die IT-Automatisierung.
RPA ist eine von mehreren Techniken der Prozessautomatisierung. Ein Bot bedient bestehende Oberflächen wie ein Mensch und ist sinnvoll, wenn ein System keine Schnittstelle anbietet. Prozessautomatisierung umfasst außerdem API-Anbindungen, Workflow-Engines, Individualentwicklung und Standardprodukte. In der Praxis ist RPA der Notausgang, nicht der Standardweg.
Ja, und meist eher als in großen Organisationen, weil die Abläufe überschaubar und die Entscheidungswege kurz sind. Der Rechenweg ist derselbe: Häufigkeit mal Bearbeitungszeit mal Personalkosten, gegen Umsetzungs- und Betriebskosten. Ab einigen Stunden manueller Arbeit pro Woche im selben Ablauf trägt sich ein Projekt meist innerhalb eines Jahres.
No-Code trägt gut, solange Verzweigungen die Ausnahme sind. Sobald Sonderfälle zur Regel werden, wird das Modell unübersichtlich und die Lizenzkosten steigen mit der Nutzung. Der übliche Weg für Unternehmen, die heute mit Standardprozessen starten und später branchenspezifische Abläufe abbilden wollen: No-Code für den einfachen Teil, API-Anbindung für den Kern.
Seriös lässt sich das erst nach der Prozessaufnahme sagen. Rechenbar sind vier Größen: eingesparte Arbeitszeit, vermiedene Fehlerkosten, kürzere Durchlaufzeiten und entfallende Wartezeiten. In unseren Projekten ist der zweite Punkt fast immer größer als erwartet, weil Fehlerkosten in der Regel nirgends erfasst werden.
In der Regel ja. Wir arbeiten regelmäßig mit gewachsenen Systemlandschaften, unter anderem mit OMBIS, XGLA und TPPRO. Ohne API kommen Datenbank-Zugriff, Dateiaustausch über Standards wie Datanorm oder UGL, oder als letzte Option RPA in Frage. Ein Systemwechsel ist keine Voraussetzung.
Abläufe, die selten vorkommen, in denen fast jeder Fall anders ist, oder die vor der Automatisierung erst geklärt werden müssen. Ein unklarer Prozess wird durch Automatisierung nicht besser, sondern schneller falsch. Und wenn ein Prozess kurz vor der Ablösung steht, ist die Automatisierung verlorene Investition.
